Organiser des réunions efficaces

Bonjour,
Après quelques semaines de présence hors ligne, me voici de retour pour partager avec vous des trucs et astuces comme annoncé précédemment. Je démarre cette série à la faveur d'un mail, que je viens de recevoir, émanant de la Présidence de la République du Bénin... et plus précisément de sa Cellule de Promotion et de Gestion du Changement. Il va sans dire que la paternité du texte qui suit incombe à ses auteurs.

Thème : Réussir la communication en contexte de changement à travers des réunions efficaces

Comment calculer le coût de vos réunions pour échapper à la « réunionite » aigue ?
Dans toute organisation, la communication joue un rôle clé. Certains en sont même venus à assimiler le rôle que joue la circulation de l’information au sein d’une organisation à celui que joue la circulation sanguine pour le corps humain.
Si l’on ne peut travailler en équipe sans communiquer. La communication est encore plus capitale dans un contexte de changement qui impose de communiquer en permanence et de bien communiquer.

Les réunions sont en effet l’un des moyens de communication à la disposition d’un manager pour communiquer avec son équipe. Néanmoins, force est de reconnaître que nombreuses sont les décisions dont l’inefficacité est due au fait qu’elles ont été prises au cours d’une réunion mal préparée, mal animée ou mal suivie. Et quand on sait que la plupart des grandes décisions se prennent au cours de réunion, il est vital de se pencher sur les règles à respecter pour une meilleure efficacité des réunions.

Comment bien préparer une réunion ?

La qualité d'une réunion dépend principalement de la qualité de sa préparation.
Ne faites pas l'impasse sur ce point, car au moment de la réunion, vous perdrez du temps et vous en ferez perdre aussi aux participants. Que cette réunion soit organisée pour vos collaborateurs, pour vos collègues, ou pour un partenaire, une bonne préparation leur montrera votre professionnalisme.
Avant d'assister à une réunion – et plus encore avant d'en organiser une – il est nécessaire de définir son objectif : connaître l'objectif de la réunion garantit son efficacité !
Autant que faire se peut, il faut éviter le fameux « l’ordre du jour sera communiqué au début de la séance » qui ne doit être qu’un cas exceptionnel (peut être en cas d’urgence ou de crise) et non point un usage consacré. La manière de préparer une réunion dépend dans une certaine mesure de la nature de la réunion. La question à se poser est alors « pourquoi voulons-nous nous réunir ? »

Raisons pour lesquelles on organise une réunion. Voici cinq raisons qui peuvent justifier l’organisation d’une réunion :

1. Prendre une décision : On présente une situation, une opportunité, un problème impliquant plusieurs choix ou plusieurs solutions possibles. La réunion a pour objectif – clairement exprimé dès le départ – est de sortir de cette réunion avec une décision, un consensus et l’engagement de chaque participant par rapport à la décision retenue.
2. Rassembler les personnes : Certaines réunions pourraient être remplacées par un E-mail ou un coup de fil, mais ont le mérite d'introduire un contact humain, de faire se rencontrer les participants et de faciliter ainsi leurs relations ultérieures. Elles peuvent se dérouler dans un lieu moins formel ou s'accompagner d'un repas.
3. Développer des idées : Brainstorming ou analyse approfondie d'un problème, recherche d'alternatives, on multiplie les points de vue pour élargir les pistes de réflexion.
4. Informer : On invite les participants pour les mettre au courant d'une information. On doit aussi leur dire ce qu'on attend qu'ils fassent de cette information.
5. Obtenir de l'information : On veut obtenir des participants leur « input » sur un sujet. On utilise la discussion en groupe pour équilibrer les points de vue et se faire une image la plus complète possible sur le sujet. Il est important d'expliquer pourquoi on a besoin de l'information et ce qu'on va en faire.

Est-il nécessaire d’organiser une réunion ?
Sauf dans le cadre de rencontres programmées pour renforcer les liens de convivialité au sein de l’équipe, il est inutile et inefficient de se réunir pour la forme, ou pour des raisons qui n’en valent pas la peine. La « réunionite aigue » est l’une ,entre autres, des sources d’improductivité de beaucoup d’organisations. Une réunion devient nécessaire à partir du moment où elle constitue le meilleur moyen d'arriver à la meilleure décision. Elle est nécessaire si …:

* Plusieurs personnes se partagent l’information;
* Plusieurs personnes sont compétentes dans les domaines relatifs au sujet de la réunion ;
* Plusieurs personnes doivent homogénéiser leurs points de vue;
* La décision prise par une personne seule risque fortement d'être contestée.

Cela implique que l’organisateur:

* Ait la capacité d'exprimer clairement le sujet dont on va débattre;
* Réunisse les personnes compétentes dans les domaines concernés;
* Invite les opposants potentiels aux décisions qui seraient prises sans eux;
* Soit ouvert et prêt à accepter les idées des autres participants même si elles ne sont pas dans sa ligne de pensée.

Vos réunions ont un coût. Ayez présent à l’esprit que vos réunions ont un coût. N’hésitez pas à faire calculer le coût de chaque réunion par vos collaborateurs afin de pouvoir le comparer aux résultats dans un esprit d’amélioration continue.

Comment se calcule le coût d’une réunion ?
La formule est la suivante : Coût d’une réunion = (salaire horaire de chaque participant x le nombre de participants x le temps de la réunion) + Coût de la salle + Cout de la pause café + frais de déplacement
Si le coût est trop élevé par rapport aux objectifs à atteindre, demandez-vous s'il n'existe pas d'autres moyens, plus simples..., moins couteux, plus efficients.

En synthèse, si les réunions sont importantes pour une organisation, il faut savoir qu’elles ont un coût. Calculer chaque fois le coût d’une réunion en le comparant aux résultats attendus, s’assurer de bien préparer la réunion afin de ne pas gaspiller les ressources est la meilleure façon pour un manager de combattre la « réunionite aigue » source d’improductivité au sein des organisations.